Strategi Efektif Kelola Akun OSS: Dari Perizinan hingga Keamanan Data
 |
| Ilustrasi. (Dok. Ist) |
PEWARTA.CO.ID - Seiring dengan terus berkembangnya sistem Online Single Submission (OSS), perusahaan diharapkan untuk selalu memahami perubahan yang terjadi dan mengelola akun mereka dengan baik.
Hal ini bertujuan agar tidak muncul kendala yang dapat berdampak pada proses perizinan maupun keamanan data perusahaan.
Dinamika perubahan dalam sistem OSS
Chief Executive Officer Easybiz, Leo Faraytody, menyoroti pentingnya pengelolaan akun OSS yang tidak hanya mencakup efisiensi administrasi, tetapi juga menjaga keamanan informasi penting perusahaan.
Ia menekankan bahwa perubahan dalam sistem OSS sering kali terjadi tanpa pemberitahuan yang eksplisit, sehingga perusahaan hanya menyadarinya saat mengakses sistem.
“Taunya gimana? Taunya karena tiap hari kita masuk ke dalam sistem. Jadi taunya berubah, berubah,” ujarnya dalam acara Subscriber Meet Up bertajuk Strategi Efektif dalam Mengelola Akun OSS Perusahaan untuk Memenuhi Kewajiban Pelaporan, Kamis (20/3/2025).
Salah satu contoh nyata dari perubahan tersebut adalah dokumen KKPR (Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang) yang dapat tiba-tiba menghilang akibat pembaruan sistem.
“Misalnya dari dokumen KKPR, hari ini KKPR-nya sudah keluar, tapi ada perubahan di sistem OSS. Mungkin ada masuk kata ruang yang baru di suatu daerah, sehingga perusahaan, tadinya sudah ada KKPR, sekarang KKPR-nya hilang. Itu cukup sering ditemui,” jelasnya.
Menjaga keamanan data dalam akun OSS
Leo juga menggarisbawahi pentingnya menjaga keamanan informasi yang tersimpan dalam akun OSS perusahaan.
Data-data seperti KTP Direksi, NPWP Direksi dan Komisaris, serta jumlah karyawan merupakan informasi sensitif yang harus dijaga dengan baik.
"Ada informasi yang kadang-kadang mungkin nggak semua orang aware bahwa itu informasi yang harus dijaga. Beberapa dokumen-dokumen yang penting yang kita identifikasi ada di situ, misalnya KTP Direksi, NPWP Direksi dan Komisaris," tuturnya.
Karena risiko penyalahgunaan data sangat tinggi, perusahaan harus memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang memiliki akses ke akun OSS.
Jika tidak dikelola dengan baik, data perusahaan dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Tantangan dalam pengelolaan akun OSS
Salah satu tantangan yang sering ditemui dalam pengelolaan akun OSS adalah akun hanya dikelola oleh satu orang.
Masalah muncul ketika orang tersebut tidak lagi bekerja di perusahaan, sehingga akses ke akun menjadi terhambat.
“Sering kali, akun OSS perusahaan itu di-handle oleh orang yang ketika orang tersebut sudah nggak di perusahaan, perusahaan nggak bisa dapetin akun itu,” ungkap Leo.
Untuk menghindari masalah ini, perusahaan harus memiliki sistem pengelolaan akun yang lebih terstruktur.
Dokumentasi akses akun perlu dilakukan agar perusahaan tetap bisa mengakses sistem meskipun ada perubahan dalam tim.
Pentingnya memahami detail teknis dalam OSS
Konsultan Easybiz, Andrey, menekankan bahwa pemahaman terhadap detail teknis dalam OSS sangat penting, terutama dalam hal migrasi data dan pengelolaan kode KBLI (Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia).
Ia menjelaskan bahwa meskipun sistem OSS dirancang untuk menyederhanakan perizinan, tetap diperlukan perhatian ekstra agar proses berjalan lancar.
"Biasanya, kalau ada yang datang dengan masalah OSS, mereka sering kali sudah memiliki pertanyaan seperti 'Akunnya kayaknya begini-begini', atau 'Ada masalah apa nih?'. Biasanya saya minta mereka untuk share akunnya, dan saya mulai cek datanya di OSS," ucapnya.
Andrey juga menyoroti perubahan dalam sistem KBLI yang terjadi pada tahun 2020, yang menggantikan versi 2017.
Jika perusahaan tidak memperbarui data mereka, hal ini dapat berisiko terhadap legalitas kegiatan usaha mereka.
“Kode-kode ini sangat penting karena jika perusahaan tidak memperbarui data mereka di OSS, kegiatan usaha mereka bisa hilang begitu saja,” katanya.
Mengoptimalkan akun OSS untuk keberlangsungan perusahaan
Untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan, Andrey menyarankan agar setiap perubahan dalam sistem OSS segera diadaptasi.
Perusahaan juga perlu melakukan pembaruan data secara berkala untuk memastikan kesesuaian dengan regulasi yang berlaku.
“Beberapa komponen perizinan yang tidak selesai atau belum diperbarui bisa mempengaruhi status perusahaan di OSS. Misalnya, dalam hal RBA, kalau data sudah tidak update, akan berisiko besar bagi perusahaan,” jelasnya.
Selain itu, sistem OSS yang terbaru telah mengintegrasikan perizinan dengan lebih baik, memungkinkan perusahaan untuk memantau status perizinan secara lebih transparan.
“Sekarang dengan adanya RBA, kita bisa melihat dengan mudah perizinan perusahaan karena sudah menggunakan sistem NDB (Nomor Data Bisnis),” tambahnya.
